VvE beheer

1 Juridisch/organisatorisch

1.01 Opstarten van een nieuwe of slapende VvE;
1.02 Op inzichtelijke wijze inrichten van administratie en archief (met inachtneming van wettelijke archieftermijnen) van de VvE voor inzage door leden en/of geautoriseerde derden;
1.03 Opstellen van door de vergadering vast te stellen mandaat ter incassering van ledenbijdragen(*);
1.04 Bijhouden van de ledenadministratie en het voeren van bijbehorende correspondentie;
1.05 Optreden, in- en extern, als behartiger van de belangen van de VvE;
1.06 Volgen van en onderhouden van contacten met de overheid over zaken die de VvE aangaan;
1.07 Verzorgen van administratieve formaliteiten voor autoriteiten, zoals vergunningen;
1.08 Vervullen van de secretariaatsfunctie (aanspreekpunt) voor de VvE;
1.09 Ondersteunen van vergadering van eigenaars, commissies en anderzijds gedelegeerden over procedurele aangelegenheden;
1.10 Organiseren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering en het verzorgen van bijbehorende correspondentie zoals uitnodiging, agenda (-stukken), volmachten, notulen;
1.11 Voorbereiden van gerechtelijke procedures die tegen de VvE worden gevoerd, het voeren van verweer in een geding en het nemen van conservatoire maatregelen;
1.12 Collectief verzekeren en het voldoende verzekerd houden van het onroerende goed en daaraan verbonden zaken;
1.13 Behandelen van alle assurantiezaken met inbegrip van schade-afwikkelingen welke onder de dekking vallen van de door de VvE gesloten verzekeringen;
1.14 Uitbesteding van servicewerkzaamheden zoals schoonmaakwerkzaamheden;
1.15 Organisatie rond in dienstverband van de VvE werkzaam personeel.

(*) Wij adviseren de vergadering van eigenaars in geval van achterstallige betaling van de ledenbijdrage de bestuurder te machtigen een incassoprocedure te voeren waarbij alle daaraan verbonden kosten voor rekening komen van het in gebreke zijnde lid.

2 Financieel

2.01 Voeren van een volledige dagelijks actuele financiële administratie van de VvE;
2.02 Beheren van de afzonderlijke op naam van de VvE gestelde bankrekeningen;
2.03 Periodiek (i.e. per kwartaal) verzenden van nota’s aan de leden inzake hun ledenbijdrage (*);
2.04 Volgens mandaat incasseren van ledenbijdragen;
2.05 Cash management van de VvE, dat wil zeggen het genereren van rente-inkomsten over de reservegelden van de VvE (*);
2.06 Bewaken en doorbelasten aan de leden en derden van de door de vergadering vastgestelde begroting i.e anderzijds aan de VvE verschuldigde gelden;
2.07 Treffen van betalingsregelingen met leden en derden ter sanering van schulden aan de VvE;
2.08 Opstellen van balans en resultatenrekening per ultimo het boekjaar, concept begroting en voorstel ledenbijdrage voor het nieuwe boekjaar;
2.09 Initiëren van controle door de kascontrolecommissie van kasbescheiden;
2.10 Aansluiten financiële feiten op de van de voorgaande bestuurder en/of administratief beheerder overgenomen administratie;
2.11 Financieel beheer van algemene ruimten;
2.12 Financiële (loon)administratie van in dienstverband van de VvE werkzaam personeel;
2.13 Administratie vertrokken ledendepots (=voorlopige) afrekening stookkosten.

(*) De administratieve procedures zijn erop gebaseerd dat leden hun voorschotbijdrage zo veel mogelijk per automatische incassomachtiging óf per kwartaal aan de VvE voldoen (Per maand betalen d.m.v. bijv. periodieke overboeking is uiteraard ook mogelijk). Daardoor kunnen wij een effectief incassosysteem hanteren. De voordelen voor de VvE zijn:
- besparing op administratiekosten en kosten van betalingsverkeer (bankkosten);
- controleerbaarheid van geldstromen waardoor A) incasso van onverhoopte achterstanden en B) het genereren van rente-inkomsten door overboeking van overliquiditeit op een spaarrekening geoptimaliseerd worden.

3 Bouwkundig dagelijks:

Bij het bouwkundig beheer staan wij er in het belang van de VvE voor dat met de voorzitter van de vergadering en/of technische commissie intensief wordt samengewerkt. Alle uit te voeren werkzaamheden voor storings- of klachtenonderhoud worden aan erkende aannemers en/of installateurs uitbesteed. De keuze van deze leveranciers is altijd aan de vergadering van eigenaars.

3.01 Regelmatig overleg met voorzitter en/of technische commissie over storings- of klachtenonderhoud;
3.02 Met voorzitter en/of technische commissie aan de vergadering van eigenaars rapporteren en door leden en/of derden noodzakelijk geachte onderhoudswerkzaamheden;
3.03 Afstemmen van begroting en bijdrage op de (lange termijn) bouwkundige kosten van de VvE en doen van voorstellen dienaangaande aan de vergadering;
3.04 Initiëren van planmatig/periodiek onderhoud wanneer de toestand van het gebouw daartoe, gezien parameters als het aantal klachten i.h.k.v. calamiteitenonderhoud, aanleiding geeft;
3.05 Opnemen en beoordelen van kleine onderhoudsklachten (calamiteiten) en opdragen aan aannemers van werkzaamheden ter verhelpen daarvan;
3.06 Controleren van facturen;
3.07 Steekproefsgewijze controle van werkzaamheden;
3.08 Aanvragen en beoordelen van offertes voor groot onderhoud (voorzienbaar).
3.09 Voeren van prijs- en bestekonderhandelingen, opdrachtverstrekking, voortgangsbewaking termijnfacturering door de aannemer en afhandelen garantieklachten aangaande groot onderhoud;
3.10 Opdragen en bewaken van service- en/of onderhoudsovereenkomsten voor gebouwgebonden installaties.

4 Bouwkundig projectmatig (uitbesteding naar gelang noodzaak/behoefte):

4.01 Definiëren en opzetten van groot onderhouds-, renovatie- en/of verbeteringsprojecten;
4.02 (Laten) opstellen van bouwkundige plannen;
4.03 Opstellen van financieringsvoorstellen ter implementatie van bouwkundige plannen;
4.04 Namens de VvE directievoering over, toezicht houden op, eindcontrole en oplevering van projectmatige werkzaamheden;
4.05 Bij nieuwbouw aan de gezamenlijke kopers i.e. de VvE opleveren van de algemene ruimten en gemeenschappelijke zaken;
4.06 Inventariseren van alle onderhoudsbehoevende bouwdelen (exterieur) en gebouwgebonden installaties;
4.07 Inspecteren en vastleggen van de huidige basiskwaliteit d.m.v. genormaliseerde conditiemeting;
4.08 (Laten) opstellen meerjaren onderhoudsplanning met een planninghorizon van n (standaard 15) jaar (verplicht voor VvE'n met splitsingsreglement 2006).

5 Overige en extra werkzaamheden:

Onder overige en extra werkzaamheden vallen:

I werkzaamheden die niet zijn opgenomen in deze taakomschrijving of niet direct daaruit voortvloeien of in verhouding met de gebruikelijke gang van zaken meer tijd, aandacht of inspanning vergen zoals:

a) Organiseren, bijwonen, notuleren etc. van meer dan twee vergaderingen per jaar van ledencommissies of bestuur;
b) Organiseren, bijwonen, notuleren etc. van buitengewone en tweede vergaderingen van eigenaars;
c) Bijwonen van rechtszittingen;
d) Wijzigen van splitsingsakte;
e) Werkzaamheden voor het wegwerken van gebreken ten gevolge van een aanschrijving opgrond van de Woningwet wanneer onderdelen van het gebouw gebreken vertonen;
f) Het opstellen, bewaken en uitvoeren van procuratieprocedures in geval van (mee)tekeningsbevoegde eigenaars van de bankrekening(gen) van de VvE.

II Werkzaamheden die weliswaar in het belang van de VvE worden uitgevoerd c.q. opgedragen terwijl de daarmee gepaard gaande kosten niet voor rekening (hoeven te) komen van de gemeenschap zoals:

a) Bij eigendomsoverdracht opstellen van een afrekeningen servicekosten voor de notaris: opstellen verklaring evt. achterstand en aandeel onderhoudsreserve, depot voorlopige stookafrekening. Informatie nieuwe eigenaar: notulen laatste vergadering, evt. huishoudelijk reglement, laatst goedgekeurde begroting / bijdragen.

Printversie openen.

Postbus 57 4844 ZH Terheijden (T) 076 58 70 655 (F) 076 58 74 485 mail@stravast.nl